Actualmente existen varios motivos por los que una empresa se plantea la destrucción de documentos confidenciales o sensibles, básicamente relacionados con la seguridad y confidencialidad de los datos, pero ¿tienen obligación de destruir dicha documentación?
La respuesta es sí, pero sólo cuando se trata de datos de carácter personal.
¿Por qué destruir documentos?
Porque lo estable la Ley Orgánica de Protección de datos LOPD, “El deber por parte de los responsables de los ficheros, de guardar secreto sobre los datos de carácter personal” y de “establecer las medidas de seguridad necesarias, en función del tipo de datos que trate”.
Art. 92.4 “Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación”.
Art. 112.2 “Deberá procederse a la destrucción de las copias o reproducciones desechadas de forma que se evite el acceso a la información contenida en las mismas o su recuperación posterior”.
Es decir no sólo debemos destruir la documentación sino que se debe evitar la posible recuperación. No vale con destruir la documentación de cualquier manera.
Y además las sanciones impuestas tras la inspección en caso de incumplimiento, son elevadísimas, las más altas de la Unión Europea, con multas que van desde 601€ a 601.000€.
¿Qué documentos o archivos debo destruir?
Cualquier documento con datos de carácter personal, como:
- Nominas, informes médicos, curriculums vitae, contratos, tarjetas de crédito o identificativas, declaraciones de impuestos, test psicotécnicos, exámenes de evaluación, presupuestos, facturas, emails impresos, papel preimpreso, etc, etc
- Y sobre todo cualquier documento que haga referencia a datos de salud, afiliación política, creencias religiosas, origen racial o étnico, vida sexual, datos policiales, afiliación sindical, ideología, información sobre solvencia patrimonial y crédito, etc..
¿Cómo debe garantizar una empresa de destrucción de documentos el cumplimiento de la LOPD?
En primer lugar lo debe de hacer por escrito:
Art. 12.2 “La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento únicacmente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conversación, a otras personas.
En el contrato se estipularán, asimismo, las medidas de seguridad a que se refiere el artículo 9 de esta ley que el encargado del tratamiento está obligado a implementar.
Art. 12.4 “en el caso de que el encargado del tratamiento destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerado también responsable del fichero, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.”
Este contrato por cuenta de terceros es de importancia crucial, ya que obliga a una calidad de servicio al reflejarse las medidas de seguridad a adoptar. Además en caso de que la empresa de destrucción destine los datos a otra finalidad, se considera responsable del fichero y será esta empresa la que responda a posibles infracciones.
Y por supuesto mediante una serie de medidas de seguridad que garanticen el preceptivo cumplimiento de la ley.
Miblex, es una empresa de destrucción de documentos confidenciales, que presta sus servicios de forma rápida y fiable, con la máxima calidad posible, y además lo garantiza por escrito. De esta forma se asegura el cumplimiento de la LOPD.
Desde Miblex se entiende que las garantías a cumplir para garantizar el cumplimiento del LOPD son:
- Contrato de confidencialidad por parte del personal que interviene en el trabajo.
- Seguro de responsabilidad civil de hasta 600.000€ que cubra dicha actividad.
- Firma del contrato de acceso a datos por parte de terceros.
- Medidas de seguridad especiales según el nivel de seguridad de los datos, tanto en el proceso de recogida de documentación como en el de destrucción.
- Emisión de certificado de destrucción de documentos.
- Identificación y previa acreditación de nuestro personal en cada servicio.
- No subcontratamos parte alguna del servicio. MIBLEX asume su prestación íntegra.
- Efectuamos la destrucción conforme a las exigencias del nivel de seguridad 4 de la norma DIN 32 757.
- El cliente puede presenciar la destrucción si así lo desea.
- Destruimos todo tipo de archivos cualquiera que sea su soporte: papel, CDs, disquetes, cintas magnéticas, DVDs, discos duros, etc.
- Prestamos nuestros servicios utilizando vehículos que cuentan con caja cerrada y puertas con cerradura de seguridad.
Pueden encontrar más información de destrucción de documentos en www.miblex.com/destruccion_de_documentos.html
Miblex, la LOPD y la destrucción de documentos
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