Costes que impresionan

El control de los gastos de impresión consigue ahorros de hasta el 30% y une la eficacia y eficiencia empresarial. En Canon las aplicaciones enfocadas a la impresión bajo demanda, el control de los usuarios y las soluciones globales son fundamentales para el trabajo diario de hoy en día.

Resulta difícil encontrar empresas que conozcan con exactitud los costes originados por la impresión y copia originada por su actividad diaria, por poner un ejemplo, y según a División de Gestión Medioambiental de Telefónica I+D, un oficinista emplea una media de 10.000 hojas de papel al año. Conocer los costes asociados a realizar una impresión o copia en color, en blanco y negro, en función de su tamaño, la impresión de faxes o correos electrónicos no es una tarea fácil. Sin embargo, ésta es una partida nada despreciable que la mayor parte de las veces no está sujeta a ningún control. Incluso, lo que es más preocupante, gran parte de las empresas o compañías no cuenta con una estrategia clara y eficaz en este campo.
Pararse a pensar cuales son los costes asociados a la impresión de nuestra documentación es un ejercicio muy recomendable y que probablemente nos llevará a grandes sorpresas. En una época en la que el ahorro de costes es una prioridad, no se puede desdeñar parar un instante para analizar esta situación.

¿Cuáles son los costes asociados a la impresión? A saber: costes materiales (dispositivos de impresión, amortización de los mismos, consumibles, piezas, papel), costes energéticos, costes medio ambientales, costes de mantenimiento, costes del departamento de IT de la empresa, impresiones personales, duplicadas, innecesarias, uso indiscriminado del color, frustración de los usuarios ante pérdidas de funcionamiento, es decir, nuestro costes de impresión no se reduce a papel más tinta.

“según un estudio reciente de la consultora IDC, el 90% de las organizaciones no puede calcular cuánto gasta en la elaboración de documentos y dos tercios de éstas admite no realizar ningún tipo de seguimiento del coste total de la gestión de la documentación”.

Sistemas de Oficina de León (Canon Business Center) lleva mucho tiempo ofreciendo un servicio integral en este sentido para ayudar a las empresas en esta tarea. Este servicio consta de dos ramas fundamentales: por un lado la toma de datos y consultoría para comprender la situación real de los costes de impresión en los que se incurren, y por otro lado, los servicios de implantación de una solución de control y maximización de los recursos existentes utilizando para ello la herramienta de Canon Uniflow. Uniflow ha sido galardonado con el premio Winter 2011 Pick Award como solución de gestión de flujos de trabajo y sistema de salida por parte de los laboratorios de máximo prestigio a nivel mundial Buyers Laboratory Inc además de obtener la puntuación máxima de 5 estrellas.

¿Cómo nos puede ayudar una herramienta de control de la impresión? Minimizando nuestros costes de impresión a través de la implantación de reglas muy sencillas y lógicas que establecen políticas de impresión que conducen a un uso racional de los dispositivos, disminuyendo los costes de papel y consumibles. Por poner algunos ejemplos: establecimiento de cuotas prefijadas a los usuarios para que de este modo se conciencien con los costes de impresión en los que se incurre. Desvíos de trabajos de impresión hacia los dispositivos de costes de impresión más económicos, el software se encarga de notificar al usuario los costes de impresión en función del dispositivo de impresión más eficiente, el sistema permite al usuario seleccionar cualquier de las propuestas pero al mismo tiempo almacena su respuesta para saber cuáles son los usuarios más concienciados con el problema. Limitaciones del uso del color a los usuarios o desvío del color a dispositivos específicos para su tratamiento. Reglas de desvío hacía dispositivos operativos (en el caso de que alguno de los dispositivos se encuentre en mantenimiento). Generación de todo tipo de informes sobre consumos, usuarios, centros de coste de impresión que permiten tomar las decisiones pertinentes para retroalimentar al sistema con nuevas políticas orientadas al ahorro de costes.

En Canon son muy conscientes de que en los tiempos que corren no sólo hay que tener en consideración el ahorro de costes directos sino también los indirectos asociados como el coste medioambiental a través de consumos energéticos, emisión de gases, etc. Soluciones de control de costes en impresión también colaboran con la empresa en todos estos aspectos.

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